Was sind automatisierte Zahlungen: ein Leitfaden

Der automatisierte Zahlungsverkehr eröffnet den Unternehmen einen Weg zu mehr Rentabilität und den Kunden zu großartigen neuen Erfahrungen.

Sie bieten nicht nur Geschwindigkeit und Sicherheit, sondern auch neue Möglichkeiten für Unternehmen, ihren Umsatz zu steigern.

In diesem Blog gehen wir auf die Feinheiten des automatisierten Zahlungsverkehrs ein. Wir erklären, wie sie das Tor zu rationalisierten Abläufen, erhöhten Sicherheitsmaßnahmen und verbesserten Kundenerfahrungen sind.

Was sind automatisierte Zahlungen?

Eine automatisierte Zahlung ermöglicht es Unternehmen und Verbrauchern, Rechnungen direkt über ein elektronisches Zahlungssystem wie das Automated Clearing House (ACH) zu bezahlen.

Sie werden auch als automatische Rechnungszahlung bezeichnet und werden häufig für die Zahlung von Rechnungen von Versorgungsunternehmen und Hypotheken verwendet.

Eine der am schnellsten wachsenden Anwendungen automatischer Zahlungen ist für Händler, die Abonnementdienste anbieten.

Diese können in Form von elektronischen Überweisungen, Lastschriften, virtuellen Karten und Überweisungen erfolgen und ermöglichen es den Händlern, regelmäßige und zuverlässige Einnahmen zu erzielen.

Normalerweise werden die Zahlungen vom Kunden mit dem Unternehmen vereinbart, das die Zahlung erhält. Es ist aber auch möglich, automatische Zahlungen über das Online-Portal eines Girokontos einzurichten.

Wie funktionieren die automatischen Zahlungen?

Um eine automatische Zahlung einzurichten, muss ein Kunde die gewünschte Zahlungsmethode auswählen. Das kann sein eigenes Bank- oder Sparkassenkonto, eine Kredit- oder Debitkarte oder eine alternative Zahlungsmethode sein.

Dann müssen sie ihre Zahlungsinformationen eingeben. Dazu gehören wahrscheinlich ihre Kontonummer, die Bankleitzahl und der Name des Kontoinhabers.

Der Kunde muss dem Händler eine ausdrückliche Genehmigung erteilen. Dies ermöglicht die Abhebung von Geld von ihrem Konto in den festgelegten Intervallen.

Eine automatische Rechnungszahlung kann so eingerichtet werden, dass in jedem Intervall der gleiche Betrag abgebucht wird. Zum Beispiel eine monatliche Gebühr für einen Film-Streaming-Dienst.

In jedem Intervall können unterschiedliche Beträge berechnet werden, wie z.B. bei einem Energieversorgungsunternehmen oder einer Rechnung, die den Preis je nach Verbrauch jeden Monat ändert.

Wann du automatische Rechnungszahlungen nutzen solltest

Automatische Rechnungszahlungen sind für Kunden und Händler am hilfreichsten, wenn Waren oder Dienstleistungen regelmäßig wiederkehrend angeboten werden - zum Beispiel monatlich, vierteljährlich oder jährlich.

Diese automatischen, wiederkehrenden Zahlungen können für Dienstleistungen wie Mitgliedschaften in Fitnessstudios, Film-Streaming-Dienste oder die Rückzahlung von Studienkrediten erfolgen. Oder sie können für Waren wie Spezialitäten oder Weinclubs sein.

Für Geschäftskunden könnten automatische Zahlungen für Buchhaltungs- oder Büroreinigungsdienste oder Abonnements für Unternehmenssoftware in Frage kommen.

Bei diesen Beispielen geht es um einen festen Betrag pro Monat.

Variabel wiederkehrende Zahlungen (VRP) werden in Situationen verwendet, in denen die Höhe der Ausgaben je nach Nutzung von Monat zu Monat variieren kann, z. B. bei Stromrechnungen oder Online-Spielen.

Vorteile von automatisierten Zahlungen

Bei der manuellen Genehmigung trifft ein Zahlungsanweiser in der Regel zeitaufwändige Einzelentscheidungen.

Das kann extrem störend sein und die Zahlung verzögern. Ein automatisiertes System legt Kodierungsregeln fest, die zur Genehmigung oder Ablehnung von Zahlungen verwendet werden können.

Wiederkehrende, automatische Rechnungszahlungen bringen sowohl für den Händler als auch für den Kunden viele Vorteile mit sich.

1. Bessere Beziehungen zu Lieferanten

Traditionell verbringt die Kreditorenbuchhaltung viel Zeit mit der Beantwortung von Fragen zu Rechnungen und zum Zahlungsstatus.

Durch die Automatisierung des Zahlungsverkehrs erhalten sie in Echtzeit Einblicke in ihre Transaktionen, erst recht, wenn ein automatischer Lastschrifteinzug eingerichtet wird.

Sobald ein regelmäßiger Zahlungsplan aufgestellt ist, hat der Zahlungsempfänger die Gewissheit, dass seine Rechnungen pünktlich bezahlt werden.

Für Unternehmen, die die Zahlungsautomatisierung nutzen, um Rechnungen von Lieferanten zu begleichen, ist die effiziente Bearbeitung von Rechnungen ein wichtiger Vorteil, ebenso wie die Rationalisierung des Zahlungsvorgangs.

2. Schnellere Zykluszeiten

Automatische Zahlungen bedeuten, dass sich Händler/innen keine Sorgen über verspätete oder verpasste Zahlungen machen müssen - denn sie erfordern kein manuelles Eingreifen oder Auslösen.

Sie wissen genau, wann die Zahlungen abgewickelt werden, so dass der Cashflow konstant bleibt und ein verlässlicher Strom von wiederkehrenden Einnahmen entsteht.

3. Betrugsprävention

Überwältigende 91% der Kunden, die auf der Plattform eines Unternehmens Betrug erfahren, werden diesen Händler nicht mehr nutzen.

Die Software, die für automatische Zahlungen verwendet wird, bietet ein hohes Maß an Sicherheit und verschlüsselt sensible Finanzdaten, wie z. B. Bankkontoinformationen, und ist damit eine sichere Option.

Nachteile von automatisierten Zahlungen

Automatische Rechnungszahlungen haben ein paar mögliche Nachteile.

1. Bankgebühren

Banken verlangen in der Regel eine Gebühr für automatische Zahlungen. Händler/innen sollten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen ihrer Bank sorgfältig lesen, bevor sie sich für die automatische Zahlung ihrer Rechnungen entscheiden.

Elektronische Rechnungszahlungen können dazu führen, dass Verbraucher und Unternehmen ihren Dispo überziehen.

In der Vergangenheit dauerte die Bearbeitung von Papierschecks mehrere Tage oder sogar Wochen, während elektronische Zahlungen innerhalb von 24-48 Stunden vom Konto abgebucht werden, so dass sich die Schulden plötzlich auftürmen können.

Händler sollten ihren Kontostand und Cashflow genau überwachen, um Überziehungsgebühren zu vermeiden.

2. Sicherheitsrisiken

Obwohl Identitätsdiebstahl und Betrug bei Kartenzahlungen häufiger vorkommen, ist es wichtig zu wissen, dass es auch bei automatischen Zahlungen Risiken gibt.

Es besteht immer die Möglichkeit, dass Finanzinformationen unrechtmäßig abgefangen werden.

Um das Risiko zu verringern, Opfer von Finanzkriminalität zu werden, sollten Händler und Kunden in Antivirensoftware investieren und eine sichere Internetverbindung nutzen, bevor sensible Daten übertragen werden.

3. Schwierigkeiten bei der Einstellung von Zahlungen

Es ist schwieriger, die Zahlungen für automatisch bezahlte Rechnungen zu stoppen als für manuell bezahlte Rechnungen.

Wenn zum Beispiel eine Debit- oder Kreditkarte verloren geht oder gestohlen wird, kann es zu Schwierigkeiten kommen, eine Zahlung zu tätigen oder zu verhindern.

Da automatisierte Zahlungen nicht darauf angewiesen sind, dass die Kunden an die Überweisung erinnert werden, müsste der Karteninhaber jede regelmäßige Abbuchung aufspüren und auf eine neue Karte übertragen.

Auch dieser kleine Fehler in einem scheinbar einfachen Prozess kann schnell zu Verspätungsgebühren und unbezahlten Kreditkartenrechnungen führen.

Fazit

Automatische Zahlungen bieten Vorteile für Unternehmen und Verbraucher gleichermaßen.

Automatisierte Zahlungen helfen Unternehmen, ihre Beziehungen zu Lieferanten zu verbessern, indem sie Einblicke in Echtzeit gewähren und zeitnahe Transaktionen ohne manuelle Eingriffe sicherstellen.

Sie tragen zu schnelleren Zahlungszyklen bei und machen Sorgen über verspätete oder verpasste Zahlungen völlig überflüssig. Sie sind auch eine gute Möglichkeit, einen konstanten Geldfluss zu gewährleisten.

Diese Vorteile werden durch robuste Maßnahmen zur Betrugsprävention untermauert, die sensible Finanzdaten schützen, um das Vertrauen der Kunden zu erhalten.

Allerdings gibt es auch ein paar potenzielle Nachteile. Es fallen Bankgebühren an, und die Sicherheit wird immer überprüft. Es kann schwierig sein, Zahlungen unter bestimmten Umständen zu stoppen.

Durch den klugen Einsatz von automatisierten Zahlungen können Unternehmen eines der vielseitigsten Instrumente in der Zahlungsbranche nutzen.