Qu'est-ce que les paiements automatisés : un guide

Les paiements automatisés créent une voie vers une rentabilité accrue pour les entreprises et de nouvelles expériences formidables pour les clients.

Ils offrent non seulement la vitesse et la sécurité, mais aussi de nouvelles façons pour les entreprises d'augmenter leurs revenus.

Dans ce blog, nous examinons les subtilités des paiements automatisés. Nous expliquons comment ils constituent la passerelle vers des opérations rationalisées, des mesures de sécurité renforcées et des expériences client améliorées.

Qu'est-ce qu'un paiement automatisé ?

Un paiement automatisé permet aux entreprises et aux consommateurs d'effectuer des paiements de factures directement par le biais d'un système de paiement électronique tel que l'Automated Clearing House (ACH).

Ils sont également appelés paiement automatique de factures et sont fréquemment utilisés pour payer les factures de services publics et les versements hypothécaires.

L'une des utilisations des paiements automatiques qui se développe le plus rapidement est celle des commerçants qui proposent des services d'abonnement.

Ceux-ci peuvent prendre la forme de transferts électroniques de fonds, de débits directs, de cartes virtuelles et de virements électroniques - ce qui permet aux commerçants de créer des revenus réguliers et fiables.

Les paiements sont généralement mis en place par le client avec l'entreprise qui reçoit le paiement. Bien qu'il soit possible de programmer des paiements automatiques par le biais du portail en ligne d'un compte courant.

Comment fonctionnent les paiements automatisés ?

Pour mettre en place un paiement automatisé, un client doit sélectionner le mode de paiement qu'il souhaite. Il peut s'agir de son propre compte bancaire ou de coopérative de crédit, d'une carte de crédit ou de débit ou d'un autre mode de paiement.

Ils doivent ensuite saisir leurs informations de paiement. Cela comprendra probablement leur numéro de compte, le numéro d'acheminement et le nom du titulaire du compte.

L'autorisation de consentement explicite doit être donnée par le client au commerçant. Cela permettra de retirer de l'argent de son compte aux intervalles stipulés.

Un paiement automatique de facture peut être configuré pour facturer la même somme d'argent à chaque intervalle. Par exemple, un prélèvement mensuel pour un service de streaming de films.

Des montants différents peuvent être facturés à chaque intervalle, comme dans le cas d'une société de services publics ou d'une facture qui change de prix en fonction de l'utilisation chaque mois.

Quand utiliser le paiement automatique des factures

Les paiements automatiques de factures sont plus utiles aux clients et aux commerçants lorsque les biens ou les services sont fournis de façon régulière et récurrente - par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Ces paiements automatiques et récurrents peuvent concerner des services aux consommateurs tels que des abonnements à des salles de sport, des services de streaming de films ou le remboursement d'un prêt étudiant. Ou ils peuvent concerner des biens tels que des aliments spécialisés ou des clubs de vin.

Pour les utilisateurs professionnels, les paiements automatiques pourraient inclure ceux effectués pour les services de comptabilité ou de nettoyage de bureau ou les abonnements à des logiciels professionnels.

Ces exemples impliquent un montant fixe chaque mois.

Les paiements récurrents variables (PRV) sont utilisés dans les situations où le niveau des dépenses peut varier d'un mois à l'autre en fonction de l'utilisation, comme les factures de services publics ou les jeux en ligne.

Avantages des paiements automatisés

Généralement, l'approbation manuelle implique des décisions individuelles qui prennent du temps et qui sont prises par un ordonnateur de paiement.

Cela peut être extrêmement perturbant et retarder le paiement. Un système automatisé établit des règles d'encodage qui peuvent être utilisées pour approuver ou rejeter les paiements.

Les paiements de factures récurrents et automatiques présentent de nombreux avantages pour le commerçant et le client.

1. De meilleures relations avec les fournisseurs

Traditionnellement, les responsables de la comptabilité fournisseurs passent beaucoup de temps à répondre aux questions concernant les factures et l'état des paiements.

En automatisant le processus de paiement, ils auront un aperçu en temps réel de leurs transactions, encore plus lorsqu'un prélèvement automatique est mis en place.

Une fois qu'un calendrier de paiements réguliers est en place, le bénéficiaire aura l'assurance que ses factures seront payées à temps.

Pour les entreprises qui utilisent l'automatisation des paiements pour régler les factures des fournisseurs, l'efficacité du traitement des factures est un avantage important ainsi que la rationalisation du processus d'exécution des paiements.

2. Des cycles plus rapides

Les paiements automatiques signifient que les commerçants n'ont pas à s'inquiéter des retards de paiement ou des paiements manqués - parce qu'ils ne nécessitent aucune intervention manuelle ou initiation.

Ils sauront exactement quand les paiements seront traités, ce qui permettra de conserver un flux de trésorerie constant et un flux fiable de revenus récurrents.

3. Prévention de la fraude

Une proportion écrasante de 91 % des clients qui subissent une fraude sur la plateforme d'une entreprise ne feront plus appel à ce commerçant.

Le logiciel utilisé pour les paiements automatiques offre des niveaux de sécurité élevés et crypte les données financières sensibles, telles que les informations sur les comptes bancaires, ce qui en fait une option plus sûre et plus sécurisée.

Inconvénients des paiements automatisés

Le paiement automatique des factures comporte quelques inconvénients.

1. Frais bancaires

Les banques ont tendance à facturer des frais de service pour les paiements automatisés. Les commerçants doivent lire attentivement les conditions générales de leur banque avant de s'engager à ce que leurs factures soient payées automatiquement.

Le fait de programmer le paiement électronique des factures peut pousser les consommateurs et les entreprises à se mettre à découvert.

Historiquement, les chèques papier prenaient plusieurs jours, voire des semaines, pour être traités, alors que les paiements électroniques sont effacés du compte dans les 24 à 48 heures, ce qui fait que les dettes peuvent s'accumuler soudainement.

Les commerçants doivent surveiller de près le solde de leur compte et leur trésorerie pour éviter les frais de découvert.

2. Risques liés à la sécurité

Bien que l'usurpation d'identité et la fraude soient plus fréquentes lors des paiements par carte, il est important de garder à l'esprit que les paiements automatiques comportent toujours des risques.

Il est toujours possible que des informations financières soient interceptées illégalement.

Pour réduire les risques d'être victime d'un crime financier, les commerçants et les clients devraient investir dans un logiciel antivirus et utiliser une connexion Internet sécurisée avant de transmettre toute information sensible.

3. Difficulté à interrompre les paiements

L'arrêt des paiements pour les factures payées automatiquement est plus difficile que pour celles payées manuellement.

Par exemple, si une carte de débit ou de crédit est perdue ou volée, effectuer ou empêcher un paiement pourrait poser quelques difficultés.

Comme les paiements automatisés ne reposent pas sur l'envoi de rappels aux clients pour qu'ils envoient des fonds, le propriétaire de la carte devrait retrouver tous les débits réguliers effectués précédemment et les transférer sur une nouvelle carte.

Ce petit problème dans ce qui semble être un processus simple pourrait rapidement entraîner des frais de retard et des factures de carte de crédit impayées.

Conclusion

Les paiements automatiques offrent des avantages aux entreprises comme aux consommateurs.

Pour les entreprises, les paiements automatisés permettent d'assurer de meilleures relations avec les fournisseurs en fournissant des informations en temps réel et en garantissant des transactions opportunes sans intervention manuelle.

Ils contribuent à accélérer les cycles de paiement et éliminent complètement les soucis liés aux retards de paiement ou aux paiements manqués. Ils constituent également un excellent moyen d'assurer un flux de trésorerie constant.

Ces avantages sont étayés par de solides mesures de prévention de la fraude, protégeant les données financières sensibles afin de garantir le maintien de la confiance des clients.

Cependant, il y a quelques inconvénients potentiels. Les frais bancaires sont à prendre en considération et la sécurité sera toujours examinée de près. Les difficultés potentielles liées à l'arrêt des paiements dans certaines circonstances peuvent constituer un défi.

En utilisant judicieusement les paiements automatisés, les entreprises peuvent tirer parti de l'un des outils les plus polyvalents de l'industrie des paiements.