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Comment devenir un communicateur ou une communicatrice efficace

Absolument tout le monde peut devenir un communicateur ou une communicatrice efficace en pratiquant continuellement la conscience de soi et la conscience des autres.

Conscience de soi

Avant d’amorcer toute communication, particulièrement si celle-ci est importante ou de nature sensible, prenez une pause et examinez vos motivations, vos intentions et votre méthode de communication.

Intention

Quel est l’objectif ou l’intention de ma communication? Est-ce que je souhaite recevoir une réponse concrète? Est-ce que je cherche à discuter ou à collaborer? Quels sont mes attentes et les résultats souhaités?

Motivation

Ma motivation est-elle cohérente? Suis-je prêt(e) à recevoir des commentaires en rétroaction? Est-ce que je ne communique que pour évacuer mes frustrations? Est-ce que je tente de créer des obstacles? Est-ce que j’ai des intentions cachées? (Soyez honnête avec vous-même.)

Contenu

Est-ce que mon message est clair pour mon destinataire? Est-ce que celui-ci possède une connaissance suffisante, ou est-ce que je lui ai fourni assez de contexte pour qu’il comprenne ce que j’attends de lui? Est-ce que nos niveaux d’expertise respectifs sur ce sujet sont similaires? Dois-je clarifier mon message?

Ton

Est-ce que mon ton est cohérent avec mon objectif et mon intention? Le ton est très important. Vous ne voudriez pas paraître brusque sans le vouloir en tentant simplement d’être efficace. Dans vos communications écrites, utilisez des adjectifs pour soutenir le ton de votre message. Assurez-vous que votre message semble convivial et résonne avec votre intention.

Moment

Cet aspect est particulièrement important lorsqu’on en vient aux sujets sensibles. Demandez-vous : « Mon état émotionnel est-il calme et composé, suis-je ouvert(e) à communiquer en ce moment? » Si vous écrivez un courriel alors que vous êtes bouleversé(e), en colère ou frustré(e), celui-ci reflétera probablement votre état d’esprit et il ne sera pas la meilleure version du message que vous souhaitez véhiculer. Prenez un peu de temps pour vous calmer et réfléchir au message avant d’entrer en contact avec son destinataire.

Méthode

Ai-je choisi la meilleure plateforme pour communiquer? Cette rencontre était-elle nécessaire, ou aurais-je simplement pu envoyer un courriel? Aurais-je dû planifier un appel au lieu d’envoyer un courriel? Votre méthode de communication doit s’aligner à votre objectif et votre intention.

Functioning gears

Conscience des autres

Prenons maintenant un moment pour réfléchir à la façon dont votre communication peut être perçue par les autres.

Intention

La personne à qui vous vous adressez possède-t-elle l’information nécessaire pour comprendre l’intention de cette communication? Quelle est sa perception de vos attentes envers elle?

Motivation

Comment est-ce que cette personne pourrait percevoir votre intention? Votre motivation est-elle cohérente? La personne est-elle ouverte à recevoir cette communication? Pourquoi voudrait-elle vous aider ou collaborer?

Contenu

Quels sont les faits et détails nécessaires à présenter afin que l’information véhiculée, ainsi que votre demande, soient claires? Votre demande est-elle explicite et légitime? Est-ce que votre demande est cohérente avec le rôle de la personne?

Ton

D’après ce que vous connaissez de cette personne, comment croyez-vous que votre ton sera perçu? Est-ce que votre ton correspond à sa personnalité et au ton de communication qu’elle préfère?

Moment

Avez-vous considéré, du point de vue de cette personne, le bon moment pour communiquer? Êtes-vous sur le point d’envoyer un courriel important un vendredi soir alors que la personne se prépare à profiter de son week-end? Songez-vous à planifier une rencontre pendant son moment le plus occupé de la semaine? Est-ce que votre destinataire est émotionnellement prêt à recevoir une communication difficile à ce moment spécifique?

Méthode

Avez-vous choisi une méthode correspondant à ses besoins et ses préférences?

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