Cinq pratiques exemplaires pour exceller dans l’art des courriels au travail

(Par Tabinda Tariq)

Un courriel est-il vraiment la bonne option? Si votre courriel contient plus de quatre ou cinq lignes, une conversation serait probablement de mise. Comme les idées complexes, les sentiments et le ton ne se communiquent pas très bien par courriel. Privilégiez plutôt les conversations pour gagner la confiance des gens, présenter ou aborder des sujets compliqués, et établir des rapports dans votre milieu. Si vous pensez quand même qu’un courriel est nécessaire, utilisez-le pour résumer la conversation.

Soyez bref. Admettons-le, la plupart des courriels au travail devraient être des échanges rapides qui permettent à l’information de circuler dans les deux sens. Cependant, si votre courriel est long et difficile à lire, particulièrement sur un appareil mobile, il est fort possible qu’il reste dans le dossier « Non lus » ou qu’il soit ouvert, mais remis à plus tard – et nous savons tous que « plus tard » veut dire « jamais ». Les courriels concis et pertinents sont plus susceptibles d’être lus et de faire l’objet d’une réponse rapide que les courriels plus longs.

Conversation

Tenez-vous-en à un seul sujet. Le professionnel moyen peut envoyer 50 courriels ou plus en une seule journée de travail. Il est donc facile de vouloir écrire le plus possible à chaque fois. Par contre, tout comme la philosophie du « multitâches », cette stratégie ne fonctionne pas. Plus votre courriel est ciblé, plus son destinataire risque de le lire, mais aussi d’y répondre immédiatement. Il est également préférable d’éviter d’introduire de nouveaux sujets dans un fil de discussion existant; cela nuit à la conversation en cours et des informations pourraient échapper aux lecteurs. Cette pratique vous aidera également à organiser et à nettoyer votre boîte de réception.

À qui l’envoyer? Plusieurs organisent leurs courriels selon l’expéditeur, la date de réception et l’objet. D’autres vont plus loin et marquent ceux qui leur sont adressés directement, pour les lire ou les traiter en priorité, afin de garder le contrôle de leur boîte de réception. Inscrire plusieurs personnes dans le champ « À » sans donner de raison claire peut causer confusion et inaction puisqu’il risque d’être difficile de déterminer le destinataire principal. Seules les personnes à qui vous vous adressez directement, celles qui ont besoin des informations et celles qui doivent agir devraient s’y trouver. Tout destinataire inclus pour des raisons de visibilité devrait figurer dans le champ « Cc » (copie conforme). N’utilisez jamais le champ « Cci » (copie conforme invisible) lorsque vous envoyez des courriels professionnels. Bien que cela puisse épargner à certains destinataires de recevoir la chaîne de réponses qui suit habituellement, cette méthode peut entraîner confusion, soupçons et conflits. S’il s’agit d’informations qui ne devraient pas être connues de tous, envoyez-les uniquement aux personnes qu’elles concernent. Il est recommandé d’avertir les personnes incluses en copie conforme invisible pour éviter qu’elles ne se dévoilent en sélectionnant « Répondre à tous ».

Newsletter.

N’écrivez pas tout le courriel en objet. Nous voulons transmettre autant d’informations pertinentes que possible dans l’objet de nos courriels dans l’espoir que les destinataires seront ainsi incités à les lire et à y répondre plus rapidement, mais en réalité, la plupart des logiciels de messagerie limitent le nombre de caractères visibles dans l’espace réservé aux courriels. Tenez‑vous‑en à ce qui est essentiel selon votre rôle et supprimez les signes de ponctuation, les espaces et les caractères superflus.

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